Política de Privacidade

1. Introdução

QuartoVerde GmbH, localizada em Sinserstrasse 65, 6330 Cham, Suíça, ("nós", "nosso" ou "nossa") fornece um sistema de gestão de propriedades (PMS) chamado QuartoVerde (o "Serviço") para hotéis e outros fornecedores de alojamento ("Hotéis", "você" ou "seu"). Esta Política de Privacidade explica como recolhemos, usamos, divulgamos e protegemos informações quando utiliza o nosso Serviço e quando processamos informações sobre os seus hóspedes ("Hóspedes") em seu nome.

Estamos comprometidos em proteger a privacidade dos nossos clientes (Hotéis) e dos seus Hóspedes. Esta política descreve as nossas práticas e as suas escolhas em relação às suas informações e às informações dos seus Hóspedes.

2. Informações que Recolhemos

Recolhemos duas categorias principais de informações:

a) Informações sobre Hotéis (Os Nossos Clientes):

Quando se inscreve e utiliza o nosso Serviço, podemos recolher as seguintes informações sobre si e o seu negócio:

Informações de Contacto: Nome, endereço de e-mail, número de telefone, endereço físico, endereço de facturação.
Informações da Conta: Nome de utilizador e palavra-passe, que guardamos apenas em forma de hash.
Informações de Pagamento: Dados de faturação e histórico de pagamentos. Os dados do cartão são introduzidos diretamente junto do nosso processador de pagamentos, a Stripe, e nunca são guardados por nós.
Informações do Hotel: Nome do hotel, endereço, detalhes de contacto, detalhes da propriedade, tipos de quarto, tarifas e outras informações necessárias para operar o PMS.
Dados de Utilização: Informações sobre como utiliza o Serviço, incluindo horários de login, funcionalidades utilizadas e interações com a plataforma.
Dados de Suporte: Informações que fornece ao contactar a nossa equipa de suporte ao cliente.
Dados de Publicidade: Se chegar ao nosso site através de um anúncio online, o identificador desse clique no anúncio (como o gclid da Google), que fica guardado na sua conta quando se regista.

b) Informações sobre Hóspedes (Processadas em Nome dos Hotéis):

Como parte da prestação do Serviço, processamos informações sobre os seus Hóspedes em seu nome. Você, como Hotel, é o controlador de dados para essas informações, e nós somos o processador de dados. Essas informações podem incluir:

Dados de Identificação do Hóspede: Nome completo, data de nascimento, género, nacionalidade, detalhes do passaporte ou cartão de cidadão, endereço.
Informações de Contacto: Endereço de email, número de telefone.
Informações de Reserva: Datas de check-in/check-out, tipo de quarto, número do quarto, número de hóspedes, tarifas, pedidos especiais.
Informações de Pagamento: Detalhes do cartão de pagamento (processados de forma segura e podem ser tokenizados).
Histórico de Estadia: Informações sobre estadias anteriores no seu Hotel.
Comunicações: Registos de comunicações entre o Hóspede e o Hotel através do PMS.

3. Como Utilizamos as Informações

a) Informações sobre Hotéis:

Utilizamos informações sobre Hotéis para:

Fornecer e Manter o Serviço: Criar e gerir a sua conta, processar pagamentos, fornecer suporte ao cliente e garantir o funcionamento adequado do PMS.
Melhorar o Serviço: Analisar padrões de utilização, identificar áreas de melhoria e desenvolver novas funcionalidades.
Medir a Nossa Publicidade: Saber quais dos nossos anúncios trazem clientes que se registam, utilizam o Serviço e subscrevem, conforme descrito na secção 4.
Comunicar-se Consigo: Enviar avisos importantes, atualizações, ofertas promocionais e responder às suas perguntas.
Cumprir Obrigações Legais: Cumprir os requisitos legais e regulamentares.

Fazemo-lo para executar o nosso contrato consigo, para cumprir obrigações legais, como manter registos contabilísticos, e, para melhorar o Serviço, medir a nossa publicidade e enviar mensagens promocionais, com base no nosso interesse legítimo em gerir e fazer crescer o nosso negócio.

b) Informações sobre Hóspedes:

Utilizamos informações dos Hóspedes apenas conforme instruções suas (do Hotel) para:

Facilitar Reservas e Agendamentos: Gerir reservas, alocar quartos, processar pagamentos e gerar confirmações de reserva.
Permitir Operações do Hotel: Fornecer-lhe ferramentas para gerir check-ins, check-outs, pedidos de hóspedes, faturação e outras operações essenciais do hotel.
Melhorar a Experiência do Hóspede: Permitir-lhe personalizar as interações com os hóspedes e oferecer um serviço melhor.

Tratamos as informações dos Hóspedes como seu subcontratante, nos termos de tratamento de dados do Artigo 10 dos nossos Termos de Utilização. Enquanto responsável pelo tratamento, cabe-lhe ter um fundamento jurídico para o mesmo e informar os seus Hóspedes.

4. Como Partilhamos as Informações

a) Informações sobre Hotéis:

Prestadores de Serviços de Terceiros: Partilhamos informações com prestadores de serviços que as tratam em nosso nome e estão obrigados por contrato a protegê-las: Google Cloud (alojamento e base de dados, Estados Unidos), Cloudflare (armazenamento e entrega de ficheiros), SendGrid (envio de e-mails, Estados Unidos), Stripe (pagamento de subscrições), PostHog (análise de produto, União Europeia) e Sentry (monitorização de erros, União Europeia).
Parceiros de Publicidade: Quando se regista, quando adiciona reservas durante a sua primeira semana e quando inicia uma subscrição, enviamos à Google (Google Ads) e à OpenAI (OpenAI Ads) o identificador do clique no anúncio, caso exista, uma versão com hash do seu endereço de e-mail e do seu número de telefone, e o tipo e o valor do evento. O hash (SHA-256) transforma o seu endereço de e-mail e o seu número de telefone em códigos a partir dos quais não podem ser reconstituídos, mas que estes fornecedores podem comparar com contas que já conhecem. Enviamos estes dados apenas para que nos possam indicar quais dos nossos anúncios trazem clientes, e instruímos a Google a não os utilizar para publicidade personalizada. A utilização dos dados por estas empresas rege-se pela Política de Privacidade da Google e pela Política de Privacidade da OpenAI.
Requisitos Legais: Podemos divulgar informações se exigido por lei, como em resposta a uma intimação, ordem judicial ou solicitação governamental.
Transferências Comerciais: No caso de uma fusão, aquisição ou venda de todos ou parte dos nossos ativos, as suas informações podem ser transferidas como parte da transação. Notificá-lo-emos sobre qualquer transferência e as escolhas que poderá ter.

b) Informações sobre Hóspedes:

Com o Hotel: Partilhamos informações dos Hóspedes consigo (o Hotel) conforme necessário para fornecer o Serviço e permitir que gere as suas operações e relações com os hóspedes.
Os Nossos Subcontratantes: Para gerir o Serviço, as informações dos Hóspedes são tratadas pela Google Cloud (alojamento e base de dados, Estados Unidos), pela Cloudflare (armazenamento de ficheiros), pela SendGrid (envio de e-mails, Estados Unidos) e pela Sentry (monitorização de erros, União Europeia). Se utilizar o chatbot de IA, as mensagens dos Hóspedes são também tratadas pela OpenAI e pela Google (modelos de linguagem de IA, Estados Unidos) e, nas conversas por WhatsApp, pela Meta. Se utilizar o nosso gestor de canais, as reservas são trocadas com a Channex e com os canais de venda que ligar.
Prestadores de Serviços de Terceiros (Sob Direção do Hotel): Podemos partilhar informações dos Hóspedes com prestadores de serviços de terceiros que integre com o PMS, como gestores de canais, gateways de pagamento ou plataformas de automação de marketing. Fazemo-lo apenas sob a sua direção e sob a sua responsabilidade para garantir que estes prestadores cumpram as leis de proteção de dados.
Autoridades (Sob Direção do Hotel): Quando ativa esta opção, enviamos em seu nome informações dos Hóspedes e de faturas às autoridades, como o sistema brasileiro de registo de hóspedes (FNRH) e a faturação eletrónica municipal de serviços (NFS-e).
Requisitos Legais: Podemos divulgar informações dos Hóspedes se exigido por lei, conforme indicado acima.
Dados Agregados ou Anonimizados: Podemos partilhar dados agregados ou anonimizados sobre Hóspedes que não possam ser usados para identificar indivíduos, para fins analíticos ou estatísticos. Estes dados não são considerados dados pessoais.

5. Cookies e Tecnologias Semelhantes

Os nossos sites e o Serviço utilizam cookies e tecnologias semelhantes, pequenos ficheiros guardados no seu navegador, para as seguintes finalidades:

Essenciais: Manter a sua sessão iniciada, proteger formulários contra falsificação e memorizar o seu idioma. O Serviço não funciona sem eles.
Análise: O PostHog, alojado na União Europeia, regista a forma como os visitantes utilizam os nossos sites e o Serviço, para que os possamos melhorar.
Publicidade: O Google Ads (através do Google Tag Manager) e o OpenAI Ads registam qual o anúncio que o trouxe ao nosso site, para que um registo ou uma subscrição posterior lhe possa ser atribuído.
Páginas de Reserva: Os Hotéis podem adicionar as suas próprias tags, como o Google Ads ou o Meta Pixel, às suas páginas de reserva. Cada Hotel é responsável pelas tags que adiciona.

Pode bloquear ou eliminar cookies nas definições do seu navegador. Bloquear cookies de análise e de publicidade não afeta o Serviço.

6. Segurança dos Dados

Implementamos medidas de segurança técnicas e organizacionais adequadas para proteger as informações do Hotel e dos Hóspedes contra acesso, uso, divulgação, alteração ou destruição não autorizados. Estas medidas incluem:

Encriptação: Os dados são encriptados em trânsito e em repouso.
Controlo de Acessos: O acesso às informações é restrito apenas a pessoal autorizado.
Infraestrutura e Atualizações: O Serviço funciona em infraestrutura de nuvem gerida, mantemos as dependências do nosso software atualizadas e monitorizamos o Serviço para detetar erros.
Notificação de Violações: Se uma violação de dados afetar as suas informações ou as informações dos seus Hóspedes, notificá-lo-emos sem demora injustificada.

7. Retenção de Dados

Informações do Hotel: Conservamos as informações dos Hotéis enquanto a sua conta estiver ativa e eliminamo-las no prazo de 90 dias após o encerramento da conta. Conservamos os registos de faturação e contabilísticos durante 10 anos, conforme exige a lei suíça, e tudo o que seja necessário para um litígio em curso até à sua resolução.
Informações dos Hóspedes: Enquanto a sua conta estiver ativa, conservamos as informações dos Hóspedes durante o tempo em que as mantiver no PMS, pelo que é a si que cabe decidir esse prazo. Eliminamo-las no prazo de 90 dias após o encerramento da sua conta, salvo se a lei nos obrigar a conservá-las durante mais tempo.

8. Os Seus Direitos e Escolhas (Hotéis e Hóspedes)

a) Hotéis:

Acesso e Atualização: Pode aceder e atualizar as informações da sua conta através do PMS.
Retificação, Eliminação e Limitação: Pode pedir-nos que retifiquemos informações inexatas, eliminemos informações de que já não precisamos ou limitemos a forma como as utilizamos, sem prejuízo dos prazos de conservação da secção 7.
Portabilidade de Dados: Pode solicitar uma cópia dos seus dados num formato estruturado, de uso comum e legível por máquina.
Oposição à Medição de Publicidade: Pode opor-se, a qualquer momento, à utilização dos seus dados para medir a nossa publicidade, conforme descrito na secção 4, contactando-nos.
Mensagens Promocionais: Pode pedir-nos a qualquer momento que deixemos de lhe enviar mensagens promocionais.
Encerramento da Conta: Pode encerrar a sua conta a qualquer momento.
Reclamações: Se considerar que tratamos as suas informações de forma ilícita, pode apresentar reclamação junto de uma autoridade de proteção de dados, como o Comissário Federal Suíço para a Proteção de Dados e a Transparência (FDPIC), a autoridade do seu país da UE (em Portugal, a CNPD) ou a Autoridade Nacional de Proteção de Dados do Brasil (ANPD).

b) Hóspedes:

Direitos dos Hóspedes: Os Hóspedes têm certos direitos em relação aos seus dados pessoais ao abrigo das leis de proteção de dados aplicáveis (como a Lei Federal Suíça sobre a Proteção de Dados, o RGPD e a LGPD brasileira). Estes direitos podem incluir o direito de acesso, retificação, eliminação, restrição de processamento, portabilidade de dados e o direito de se opor ao processamento.
Exercício de Direitos: Os Hóspedes devem dirigir quaisquer pedidos de exercício dos seus direitos ao Hotel onde fizeram a reserva, uma vez que o Hotel é o responsável pelo tratamento dos dados. Se um Hóspede nos contactar a nós, reencaminhamos o pedido para o Hotel e ajudamos o Hotel a responder-lhe, conforme exigido por lei.

9. Transferências Internacionais de Dados

Estamos sediados na Suíça, e o Serviço está alojado nos Estados Unidos (Google Cloud). Alguns dos prestadores indicados na secção 4 também tratam dados nos Estados Unidos ou noutros países. Para transferências a partir da Suíça, do Espaço Económico Europeu ou do Reino Unido para países sem um nível adequado de proteção de dados, baseamo-nos no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA e nas suas extensões suíça e britânica quando o destinatário está certificado e, nos restantes casos, em Cláusulas Contratuais-Tipo. Para dados provenientes do Brasil, baseamo-nos nos mecanismos de transferência permitidos pela LGPD.

10. Privacidade das Crianças

O Serviço destina-se a empresas e não é dirigido a crianças, e os nossos sites não recolhem intencionalmente informações de crianças. Os Hotéis podem registar informações sobre Hóspedes menores de idade, como crianças que viajam com as suas famílias, que tratamos em nome do Hotel como quaisquer outras informações de Hóspedes.

11. Alterações a esta Política de Privacidade

Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente. Notificá-lo-emos sobre quaisquer alterações significativas publicando a nova Política de Privacidade no nosso website ou através do Serviço. Recomendamos que reveja esta Política de Privacidade periodicamente para verificar alterações.

12. Contacte-nos

A QuartoVerde GmbH, Sinserstrasse 65, 6330 Cham, Suíça, é responsável pelo tratamento descrito nesta política, exceto no que respeita às informações dos Hóspedes, que tratamos em nome dos Hotéis. Para questões sobre esta política ou para exercer os seus direitos, escreva-nos para [email protected].